De fleste små og mellomstore bedrifter vet at de skal ha internkontroll, men i en travel hverdag blir den ofte nedprioritert. Rutiner blir liggende i en perm, sjekklister i Excel, og viktige oppgaver blir gjennomført fordi «det er slik vi alltid har gjort det». Så lenge alt går som normalt, fungerer det greit. Problemet oppstår når noen slutter, en kontroll blir glemt eller dokumentasjonen plutselig må legges frem.
Internkontroll handler om å ha kontroll
Mange forbinder internkontroll med lover, regler og dokumentasjon. I praksis handler det om noe langt enklere: å sikre at viktige oppgaver blir gjennomført til riktig tid og at virksomheten kan dokumentere det.
Det kan være alt fra brannvern og HMS til informasjonssikkerhet, vedlikehold, sertifiseringer og faste kontroller. Felles for dem er at noen må ha ansvaret, oppgavene må følges opp, og virksomheten må kunne vise at de er gjennomført.
Når ansvar er uklart, oppgaver blir husket i stedet for planlagt, og dokumentasjonen er spredt, øker risikoen for feil og oppfølgingen blir tilfeldig.
Hvorfor blir internkontroll nedprioritert?
De fleste bedrifter ønsker å ha god internkontroll, men i en travel hverdag blir den ofte nedprioritert. Kundene kommer først, nye oppdrag haster og de interne kontrollene blir utsatt til det passer bedre.
Resultatet er at oppfølgingen blir avhengig av enkeltpersoner i stedet for gode rutiner. Når noen er borte eller slutter, forsvinner ofte også oversikten.
7 tegn på at internkontrollen ikke fungerer
Kjenner du igjen ett eller flere av disse?
- Ingen har full oversikt over hvilke kontroller som skal gjennomføres.
- Viktige oppgaver blir husket i stedet for planlagt.
- Dokumentasjon er spredt i mapper, e-poster og Excel.
- Avvik blir registrert, men ikke fulgt opp.
- Frister blir glemt fordi ingen får påminnelser.
- Det blir hektisk når det kommer tilsyn eller revisjon.
- Oversikten er avhengig av én eller noen få nøkkelpersoner.
Hvis du kjenner igjen flere av punktene, er du langt fra alene. Dette er utfordringer mange små og mellomstore bedrifter møter. Heldigvis kan de løses med enkle rutiner og gode verktøy.
Det trenger ikke være komplisert
God internkontroll starter ikke med et stort prosjekt. Den starter med noen enkle spørsmål:
- Hvilke kontroller må vi gjennomføre?
- Hvem har ansvar?
- Hvor ofte skal de utføres?
- Hvordan dokumenterer vi at de er gjort?
- Hva skjer hvis vi finner et avvik?
Når dette er på plass, blir internkontroll en del av hverdagen, ikke et skippertak før neste revisjon.
Målet er kontroll, ikke mer administrasjon
God internkontroll skal ikke skape mer arbeid. Den skal gjøre det enklere å gjennomføre de riktige oppgavene til riktig tid og sikre at ingenting blir glemt.
Med digitale sjekklister, automatiske påminnelser, enkel registrering av avvik og samlet dokumentasjon blir internkontrollen en naturlig del av hverdagen, i stedet for et skippertak før neste tilsyn.
Resultatet er bedre oversikt, tydeligere ansvar og dokumentasjon som alltid er tilgjengelig når den trengs.
Slik hjelper Fidra
Fidra er utviklet for virksomheter som ønsker en enklere måte å gjennomføre internkontroll på.
Med Fidra kan du:
- planlegge faste kontroller
- sende automatiske påminnelser
- gjennomføre sjekklister på mobil, nettbrett eller PC
- registrere avvik med bilder og kommentarer
- følge opp oppgaver til de er lukket
- ha all dokumentasjon samlet på ett sted
Resultatet er mindre administrasjon, bedre oversikt og en internkontroll som faktisk blir gjennomført.