Planlegg kontroller
Sett opp faste kontroller med ansvar, frist og intervall. Se hva som skal gjøres, hvor ofte og av hvem.
Digital internkontroll
Planlegg kontroller, gjennomfør sjekklister og følg opp tiltak i én løsning. Fidra gjør det enklere å få internkontrollen gjort og ha dokumentasjonen klar når noen spør.
Internkontroll blir fort manuelt
De fleste virksomheter er pålagt å gjennomføre internkontroll innen brannvern, HMS, kvalitet eller miljø. Kontroller skal gjennomføres jevnlig, tiltak skal følges opp og arbeidet må kunne dokumenteres ved tilsyn.
Likevel ender mye arbeid i dokumenter, e-post, Excel og permer. Da blir det vanskelig å vite hva som faktisk er gjort, hvem som har ansvar og hva som gjenstår.
- Manglende oversikt. Sjekklister, status og dokumentasjon ligger spredt på ulike steder.
- Kontroller blir utsatt. Når oppfølgingen er manuell, er det lett at kontroller kommer nederst på listen.
- Tiltak blir liggende. Oppgaver mangler ofte tydelig ansvar, frist og status.
- Dokumentasjon må letes frem. Historikk, bilder og gjennomførte tiltak må samles manuelt før tilsyn eller revisjon.
Løsningen
Gjennomfør internkontrollen med Fidra
Bruk sjekklister i praksis
Gjennomfør kontroller på mobil, nettbrett eller PC. Registrer observasjoner, bilder og kommentarer mens arbeidet pågår.
Følg opp tiltak
Send oppgaver videre til riktig person eller rolle. Hver sak får ansvarlig, status og historikk.
Hold oversikten
Se hva som er planlagt, hva som er gjennomført og hva som fortsatt må følges opp..
Ha dokumentasjonen klar
Sjekklister, bilder, tiltak og historikk lagres fortløpende. Når tilsynet kommer, ligger dokumentasjonen samlet.
Eksempler på bruk
- Systematisk brannvernarbeid
- HMS-runder og vernerunder
- Kontroll av arbeidsutstyr
- Oppfølging av rutiner og krav
- Kontroller i bygg og eiendom
- Informasjonssikkerhet og personvern
Resultatet
- Kontroller som faktisk blir gjennomført
- Tydelig ansvar og bedre oppfølging
- Mindre manuelt arbeid
- Dokumentasjon klar ved tilsyn
- Bedre oversikt for ledelsen
Vanlige spørsmål
Hva er internkontroll?
Internkontroll handler om å sikre at virksomheten følger krav, rutiner og ansvar i praksis. Det innebærer å planlegge, gjennomføre, følge opp og dokumentere arbeidet.
Hva er digital internkontroll?
Digital internkontroll betyr at sjekklister, kontroller, tiltak og dokumentasjon håndteres i ett system i stedet for i permer, Excel og e-post.
Hvem må gjennomføre internkontroll?
De fleste virksomheter i Norge er pålagt p gjennomføre internkontroll innen områder som HMS, brannvern, elsikkerhet, kvalitet og miljø. Samtidig viser erfaring at mange virksomheter ikke gjennomfører internkontroll slik lovverket krever, ofte fordi arbeidet blir for manuelt og uoversiktlig.
Hvordan gjennomføres internkontroll i Fidra?
Du planlegger kontroller, bruker sjekklister, registrerer observasjoner og følger opp tiltak. Alt lagres med historikk og status.
Kan vi bruke våre egne sjekklister?
Ja. Dere kan lage og tilpasse sjekklister etter egne rutiner, bygg, avdelinger eller fagområder.
Hvordan dokumenterer vi internkontrollen ved tilsyn?
Fidra lagrer hva som er gjort, når det ble gjort, hvem som gjorde det og hvilke tiltak som er fulgt opp.
Må vi installere noe?
Nei. Fidra brukes i nettleseren og fungerer på mobil, nettbrett og PC.
Klar for internkontroll?
La oss vise hvordan dere kan planlegge, gjennomføre og dokumentere internkontroll.