Mange små og mellomstore virksomheter bruker Excel til internkontroll.Det kan fungere så lenge antall kontroller er begrenset og få personer er involvert. Når virksomheten vokser og flere kontroller, frister, avvik og ansvarlige skal følges opp, blir det derimot fort mer krevende å håndtere internkontrollen i Excel. Utfordringen er ikke nødvendigvis selve regnearket, men alt det manuelle arbeidet rundt det.
Når fungerer internkontroll i Excel?
Har dere noen få faste kontroller og én person som holder oversikten, kan Excel fungere fint. Det er enkelt å sette opp, enkelt å endre og krever ingen ny løsning.
Men Excel varsler ikke når en kontroll skal gjennomføres, følger ikke opp en frist og sørger ikke for at et avvik blir lukket. Det må noen gjøre.
Jo flere kontroller og personer som kommer til, desto mer tid går derfor med til administrasjon.
Tegn på at det er på tide å vurdere et system
Dere har kanskje vokst ut av Excel dersom:
- noen må huske når kontroller skal gjennomføres
- frister og oppgaver følges opp manuelt
- det er uklart hvem som har ansvar
- avvik blir registrert, men ikke alltid fulgt opp
- bilder og dokumentasjon lagres flere steder
- det tar tid å finne tidligere kontroller
- mye av oversikten sitter hos én person
- det blir hektisk å finne frem dokumentasjon før tilsyn eller revisjon
Hvis flere av punktene er kjente, bruker dere sannsynligvis mer tid på å administrere internkontrollen enn nødvendig.
Fra regneark til løpende oppfølging
I Fidra kan kontroller planlegges på forhånd og gjentas med faste intervaller. Den som skal utføre kontrollen får beskjed når det er på tide, og gjennomføringen dokumenteres i en tilpasset sjekkliste med bilder og kommentarer.
Dersom kontrollen avdekker et avvik, kan det tildeles riktig person og følges opp til det er lukket. Historikken ligger samlet, slik at det er enkelt å se hva som er gjort, hva som gjenstår og hvem som har ansvaret.
Det betyr at internkontrollen ikke er avhengig av at én person husker å oppdatere et regneark og purre på resten av organisasjonen.
Når bør du bytte fra Excel?
Det finnes ikke et bestemt antall kontroller eller ansatte som avgjør når Excel ikke lenger er godt nok. Det viktigste er hvor mye manuelt arbeid som kreves for å holde kontroll.
Hvis dere stadig må huske frister, sende påminnelser, oppdatere status og lete etter dokumentasjon, er det verdt å se på et eget system for internkontroll.
Fidra samler kontroller, avvik, oppfølging og dokumentasjon på ett sted, slik at mindre tid går til administrasjon og mer til å sørge for at internkontrollen faktisk blir gjennomført.